Bu yazımızda makine / ekipman üreticisi firmaların üretim süreçleri sırasında hazırlaması ve ürünün satışıyla birlikte müşterisine vermesi / yayınlaması zorunlu olan teknik dokümanların zamanında, doğru ve eksiksiz olarak verilebilmesi için kullanılan modeli açıklamaya çalışalım.
Makine ya da ekipman üreticisi firmalar, ürünlerine ait teknik dokümanları müşterilerine vermek zorundadırlar. Başta kullanım kılavuzu olmak üzere yedek parça kataloğu, atölye-servis kılavuzu, garanti kılavuzu gibi dokümanlar mühendislik BOM’unun oluşturulmasından itibaren canlı olarak yürütülmesi gereken teknik dokümantasyon prosesinin ürünleridir.
SCOR (Supply Chain Operations Reference) modeline göre tedarik zinciri 6 fazdan oluşmaktadır;
Yukarıdaki modele göre üretilen makine /ekipman için oluşturulan teknik dokümanlar müşteriye basılı ya da dijital olarak dağıtılmaktadır. Oluşturulan bu dokümanlar ise üretici firmanın arşiv sistemine girmektedir. Bir sonraki teknik doküman yayınına kadar bu dokümanlar geçerliliğini korumakta ve müşteriye çeşitli kanallardan dağıtılmaya devam edilmektedir.
Müşteri isteği, hafifletme çalışmaları, ucuzlatma çalışmaları, ür-ge prosesleri gibi nedenlerden dolayı üretici firmalar ürün tasarımında geçici ya da kalıcı değişikliğe gidebilmektedirler. Yapılan tasarımın niteliğine göre revizyon kapsamında;
- Yeni ana montaj grubu oluşturma
- Mevcut montaj gruplarını değiştirme
- Mevcut montaj gruplarına tali montaj ekleme / çıkarma
- Montaj grubu silme
gibi işlemler yapılabilmektedir. Böyle bir durumda iş akış şeması aşağıda görüldüğü gibi değişmektedir.
Mühendislik birimi tarafından başlatılan revizyon prosesi, ürünün bazı modellerinde değişikliğe neden olur. Bu değişiklikler ürün BOM bilgilerini de değiştirdiği için mevcut teknik dokümanlarda da revizyon ihtiyacı doğar.
Mevcut ürünün tasarımının değişmesinden kaynaklanan teknik dokümantasyon iş yükü oldukça fazladır. Bununla birlikte yapılan tasarım değişikliğinin kılavuzların hangisinin hangi bölümünü değiştireceği bilgisinin manuel olarak takip edilmesi de hatalara yol açabilmektedir. Bir diğer sorun ise birçok durumda mecburi olan basılı doküman temini için ortaya çıkan basım maliyetlerinin fazla olmasıdır.
Bu sorunları ortadan kaldırabilmek için mevcut sistemlere bir CRM yazılımı entegre edilmesi ile dijitalleşme sürecine başlıyoruz. Bu CRM yazılımı, ortaya çıkan revizyon taleplerinin kategorilendirilmesini ve belirli bir sırayla mühendislik yönetiminin onayına düşmesini sağlar ve bu durum mühendislik birimini tetikler.
CRM veritabanından beslenen PDM yazılımı sayesinde ise mühendislik BOM verilerinin etiketlenmesiyle üretilen ürün bilgi kartları otomatik olarak oluşturulur. Bu kartlar aşağıdaki kategorilerle anılırlar;
- Kullanım Bilgisi Kartı
- Yedek Parça Bilgisi Kartı
- Tamir Bilgisi Kartı
- Bakim Bilgileri Kartı
- Eğitim Bilgileri Kartı
PDM yazılımı sayesinde yapılan revizyonun hangi kart ya da kart gruplarının etkilendiği tespit edilir. Bundan sonraki aşama ise DITA tabanlı bir Single Sourcing yazılımı ile bu kartların belirli bir düzende birleştirilmesi sağlanır. Böylece hangi teknik dokümanın hangi kısmı değişecekse sistem bunu otomatik olarak yapar.
Bu yolla elde edilen dijital dokümanlar bir SSH Portali aracılığıyla müşteriye otomatik olarak ulaştırılır. Sonuç olarak mevcut üretim sisteminde bir revizyon yapılması durumunda sistem tarafından oluşturulan teknik dokümanlar müşteriye otomatik olarak ulaştırılır. Bu da basım, dağıtım maliyetlerinin büyük oranda ortadan kaldırılmasını sağlayacaktır.